Wilt u een evenement organiseren? Zoals een braderie, optocht, sportevenement, feest of een herdenking? En is uw evenement voor publiek toegankelijk? Soms hoeft u alleen een melding te doen. In andere gevallen vraagt u een vergunning voor een evenement aan.
Wanneer vraagt u een vergunning aan?
Vraag een vergunning aan als uw evenement aan één of meerdere van de volgende voorwaarden voldoet:
- Uw evenement duurt meerdere dagen.
- Er komen meer dan 300 bezoekers.
- Uw evenement heeft een commercieel karakter .
- Er is geluidsoverlast in de directe omgeving te verwachten.
- Uw evenement gaat op maandag tot en met zaterdag door na 23.00 uur.
- Uw evenement begint op zondag voor 13:00 uur en/of eindigt na 22:00 uur.
- Er is geen sprake van een aanwijsbare organisator.
- U houdt uw evenement op de rijbaan, (brom)fietspad of een parkeerplaats en er is kans dat hulpdiensten en overig verkeer worden gehinderd.
- U plaatst voorwerpen die meer dan 10 vierkante meter innemen.
- Er worden tijdens het evenement (alcoholhoudende) dranken of etenswaren of andere spullen verkocht.
- Er wordt tijdens uw evenement muziek (af)gespeeld voor 9:00 uur of na 23:00 uur (op maandag tot en met zaterdag) of voor 13:00 uur of na 22:00 uur (op zondag).
Voldoet uw evenement niet aan de voorwaarden hierboven? Dan hoeft u het alleen te melden.
Vergunning aanvragen
Via dit formulier kunt u een evenementenvergunning aanvragen. Almelo Promotie kan u helpen bij de organisatie van een evenement en bij het invullen van dit formulier. U kunt contact opnemen via: Almelo Promotie
Wat moet u meesturen bij het aanvragen van een vergunning?
Bij het invullen van het aanvraagformulier voor een vergunning wordt gevraagd om de volgende documenten:
Bij elke aanvraag van een evenementenvergunning levert u een situatietekening aan van de locatie van het evenement. Deze maakt u op schaal. Op deze situatietekening tekent u onderstaande elementen in. Mocht één van deze elementen niet aanwezig zijn, dan kunt u deze weglaten:
- De locatie waar verschillende activiteiten plaatsvinden;
- De locatie van de tent(en), tribunes en podia;
- De vluchtroute, aanrijroutes, de omgeving zoals (afgesloten) wegen, eenrichtingsverkeer, sloten, brandkranen, hekwerken, vrij te houden opstelplaatsen van taxi’s, parkeerterrein, doorsteekpunten in geval van routes voor hulpdiensten en overnamepunten voor hulpdiensten;
- Locatie(s) van: aggregaten, lichtmasten en/of openbare verlichting, vluchtwegaanduiding, (nood)uitgang(en) van afgesloten terrein, heaters, brandstofopslag, bak- en braadinrichtingen, voertuigen, kramen, attracties, EHBO-posten, sanitaire voorzieningen;
- Noordpijl.
Stichting Almelo Promotie kan u kan u helpen bij het maken van een tekening op schaal.
Bij evenementen waarbij tijdelijke bouwwerken worden geplaatst waarbij er meer dan 150 personen gelijktijdig verblijven:
U maakt een tekening op schaal (1 : 100 of 1 : 200) met de onderstaande punten:
- Brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
- De inventaris zoals stoelen, banken, tafels, statafels, tribunes, podiums, FOH (Front of House), afscheidingen (hekken en/of stage barriers), toiletten, garderobe, kassa, tappunten incl. bierboom;
- Het aantal en de maten van de hierboven genoemde inventaris. Noteer de genoemde inventaris in de tekening of legenda;
- De maten van een tijdelijk bouwwerk;
- Blusmiddelen met daarbij het aangegeven type en gewicht/hoeveelheid van de blusstof;
- De draairichting en openingshoek (90º–180º) van deuren van de nooduitgangen;
- Geef aan op welke wijze deuren van nooduitgangen geopend kunnen worden bv. panieksluiting(P), draaiknop(K), schuif(S) of hendel(H) (een afgesloten deur in vluchtwegen is niet toegestaan);
- Vrije doorgangsbreedte van de (nood)uitgangen in cm;
- Vluchtwegaanduiding / transparantverlichtingsarmaturen;
- De vrije doorgangsbreedte van gangpaden en vluchtwegen in cm;
- Noodverlichting per ruimte;
- Constructietekeningen;
- Maximale aantal toe te laten personen per ruimte;
- De brandweeringang (houdt hierbij rekening met de hulpdienstroutes).
U moet een veiligheidsplan aanleveren. Bij B- en C-evenementen levert u altijd een veiligheidsplan aan. Afhankelijk van uw aanvraag is dit ook nodig bij een A-evenement.
- U kunt een format voor het veiligheidsplan vinden op de website van de Veiligheidsregio Twente
Bij evenementen waarbij een podium, tribune of andere tijdelijke constructie hoger dan een meter en/of voorzien van een overkapping wordt geplaatst, maakt u een constructieberekening.
Kijk voor meer informatie over de constructietekening op COBc Richtlijn "Constructieve Toetsingscriteria Evenementenvergunning" versie november 2018: COBc Richtlijn "Constructieve Toetsingscriteria Evenementenvergunning | Vereniging-BWT.nl
Beoordeling risicoklasse (A, B of C)
De gemeente beoordeelt na uw aanvraag in welke risicoklasse uw evenement valt. We kijken hierbij onder andere naar het soort evenement, het aantal bezoekers, hun leeftijd en of er alcohol geschonken wordt. Er zijn 3 verschillende klassen (A, B en C). Hoe hoger het risico voor de veiligheid, hoe hoger de klasse.
- A-evenementen zijn kleine evenementen met weinig risico.
- B-evenementen zijn middelgrote evenementen met een verhoogd risico.
- C-evenementen zijn grote risico-evenementen.
Meer informatie vindt u op de website van de Veiligheidsregio Twente.
Kosten per risicoklassen
| Soort evenement | Prijs 2024 |
|---|---|
| A-evenement (klein risico evenement) | € 50 |
| B-evenement (middelgroot risico evenement) | € 318 |
| C-evenement (groot risico evenement) | € 410 |
Nog andere vergunningen nodig?
Het kan zijn dat u naast de evenementenvergunning nog andere vergunningen of ontheffingen nodig heeft. Hier kunnen ook kosten aan zitten. Denk bijvoorbeeld aan een ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken, een vergunning voor een loterij, een vergunning voor spandoeken of een ontheffing van de provincie. Wanneer dit nodig is, dan komt dit in de aanvraag naar voren.
Vraag de vergunning op tijd aan
U moet de vergunning voor een evenement op tijd aanvragen. Bij een A-evenement krijgt u binnen maximaal 8 weken bericht, bij een B-evenement binnen maximaal 10 weken. Bij een C-evenement is dat binnen maximaal 12 weken.
Een evenement melden
Als het niet nodig is om een vergunning aan te vragen, dan hoeft u alleen een melding door te geven. Meld uw evenement uiterlijk 2 weken van tevoren via gemeente@almelo.nl. In de e-mail zet u de volgende informatie:
- Een beschrijving van uw evenement
- De datum van uw evenement
- De begin- en eindtijd van uw evenement
- De plaats van uw evenement
- Hoeveel bezoekers of deelnemers u verwacht
Binnen 2 weken stuurt de gemeente een antwoord op uw melding.